JOB DISCRIPTION OF COMMITTEE HIMAPRODI PGSD

SC (Steering Committee)

1. Melakukan anakoling terlebih dahulu sebelum menyusun konsep acara.
2. Merencanakan dan membentuk konsep acara
3. Menentukan tema
4. Menyusun tujuan kegiatan yang akan dilaksanakan.
5. Menentukan tempat dimana acara akan berlangsung.
6. Dalam membentuk konsep maka SC bekerja terlebih awal daripada OC dan diberi waktu satu minggu untuk berkoordinasi dengan SC yang lain.
7. Membimbing OC dalam melaksanakan dan merealisasikan konsep yang telah dibentuk.

OC (Organizing Committee)

Ketua Pelaksana :

• Menyusun konsep dan tema serta tujuan kegiatan bersama dengan SC (Steering Commitee)
• Menyusun schedule rapat pleno dan rapat koordinasi.
• Mengkoordinasi rapat kerja panitia baik itu rapat pleno dan rapat koordinasi tiap sie.
• Mengendalikan tiap-tiap anggota kepanitiaan agar selalu dapat berkoordinasi dengan baik.
• Mendaftar keperluan surat menyurat serta undangan yang akan dibutuhkan kegiatan tersebut.
• Melakukan evaluasi hasil kerja dari tiap sie.

Wakil Ketua :

• Membantu apa yang dibutuhkan ketua pelaksana baik itu keperluan interen atau eksteren dari suatu kegiatan.
• Mengatur dan memantau kegiatan – kegiatan dengan terjun langsung ke dalam setiap sie.

Sekertaris :

• Menyusun Proposal dan LPJ.
• Memprint out schedule rapat pleno dan rapat koordinasi kegiatan.
• Mencatat hasil rapat baik itu rapat pleno ataupun rapat koordinasi tiap sie.

Bendahara :

• Menyusun, mengatur dan merekap pemasukan dan pengeluaran dana.
• Selalu melakukan koordinasi dan komunikasi dengan baik pada setiap sie kepanitiaan yang berhubungan dengan dana.

Kesekertariatan :

• Membuat dan menyusun surat menyurat baik interen maupun eksteren.
• Melakukan koordinasi pada sie yang bertugas memberikan surat dan undangan kepada pihak yang bersangkutan.

Sie Acara :

§ Menyusun acara mulai dari pra acara hingga setelah acara.

§ Mendaftar pengisi acara pada saat kegiatan berlangsung.

§ Menyeleksi siapa saja yang akan menjadi pengisi acara.

§ Mengatur / mencatat audience yang akan diundang.

§ Membuat perkiraan anggaran untuk sie acara.

§ Melakukan koordinasi dengan sie-sie yang lain.

Sie Perlengkapan :

§ Mencatat serta mengatur perlengkapan yang akan digunakan dalam acara tersebut.

§ Mencari / melakukan kerjasama dengan pihak lain yang terkait untuk keperluan perlengkapan yang akan digunakan.

§ Membuat perkiraan anggaran untuk sie perlengkapan.

Sie Konsumsi :

§ Mencari dan melakukan kerjasama dengan catering.

§ Mengatur segala konsumsi yang akan digunakan pada acara, misalnya rapat-rapat, konsumsi pada saat acara dan selesai acara.

§ Menghitung perkiraan anggaran yang akan digunakan serta jumlah peserta / orang – orang yang akan terlibat dalam acara tersebut.

Sie Dekorasi :

§ Membuat design – design acara, seperti back drop, spanduk, tiket, kaos panitia, dan brosur. Serta design panggung, tata letak kursi penonton, kamar ganti pengisi acara, dll.

Sie Publikasi & Dokumentasi :

§ Publikasi :

§ Memasang spanduk 1 bulan sebelum kegiatan berlangsung.

§ Mensosialisasikan acara kepada khalayak umum dengan menggunakan selebaran atau brosur yang menarik.

§ Mengantarkan surat – surat dan undangan kepada pihak terkait.

§ Melakukan kerjasama dengan pihak yang terkait ( pemberitahuan acara)

§ Dokumentasi :

§ Melakukan dokumentasi pada saat acara.

§ Melakukan kerjasama dengan pihak lain dalam hal dokumentasi.

§ Mendokumantasikan hasil acara dalam bentuk foto atau CD.

§ Mencetak hasil dokumentasi tersebut kemudian disimpan rapi pada album foto atau CD.

Sie Penggalang Dana :

§ Menentukan tempat atau instansi-instansi terkait yang akan menjadi tujuan pencarian dana.

§ Melakukan survei pada tempat atau instansi terkait.

§ Memberikan proposal lembaga dan proposal sponsorship kegiatan pada pihak-pihak yang bersangkutan.

§ Menindaklanjuti proposal kegiatan yang telah diberikan kepada instansi tersebut baik itu melalui telepone atau datang langsung ketempat yang bersangkutan.

Sie Keamanan :

§ Melakukan pengaturan untuk sie keamanan.

§ Misal :

§ Menentukan berapa jumlah keamanan (satpam) kampus yang dibutuhkan.

§ Memberikan surat untuk pihak keamanan yang terkait (satpam kampus/ kepolisian )

§ Mengatur tata letak tempat parkir yang aman dan terjangkau dari tempat berlangsungnya kegiatan.

§ Membuat perkiraan anggaran yang akan digunakan.

Sie Terima Tamu :

§ Membuat rancangan tata letak terima tamu.

§ Melakukan penerimaan tamu menjaga buku tamu, serta tugas tambahan yang berkaitan dengan tamu.

§ Membuat data – data nama tamu.

Sie Kebersihan :

§ Bertugas mengkoordinir dan melakukan pembersihan.

§ Bertugas merapikan tempat yang telah digunakan.

Read more »